Sådan holder du styr på dine papirer elektronisk

17. april 2020

 

Vi kender alle følelsen af, at miste dét stykke papir hvor den vigtige besked var på. Her får du anbefalinger til, hvordan du digitalt kan holde styr på bilag og beskeder.

 

I denne artikel kan du læse om,

  • Find en telefon der kan opfylde dine behov
  • Skriv noter elektronisk
  • Skab systemer i dine noter og filer på Computeren
  • Scan dine bilag med telefonen
  • Skriv under elektronisk
  • Undgå at printe og scanne
  • Brug hjemmesiden som visitkort
  • Del store filer med andre

 

Find en telefon der kan opfylde dine behov

Det er ikke altid den dyreste telefon, som er den der bedst opfylder dine behov. Bruger du mobilen til at se videoer eller læse, er det godt med en stor skærm, hvis du kun taler i den, er det smart den ikke fylder så meget.

Hvad bør du tænke over når du vælger telefon eller computer?

  • Hvad er formålet?
  • Har du behov for en stor skærm?
  • Skal telefonen kunne tage gode billeder?
  • Er det vigtigt den har meget hukommelse? Gemmer du mange billeder, spil eller filer på telefonen?

Skriv noter elektronisk

Måske er du vant til at have en notesblok med til møder og afdelingsaftener. Men hvad glemmer du oftest, mobilen eller notesblokken?

Her får du en række bud på apps, du kan bruge i stedet for notesblokken.

  • OneNote er en løsning fra Microsoft, som fungerer helt som en elektronisk bog. Du kan lave sider, afsnit og endda indsætte billeder og andre filer. OneNote synkroniserer mellem telefon og computeren, så du altid har dine noter ved hånden.
  • Evernote kan stort set det samme som OneNote, du behøver bare ikke en Microsoft konto for at bruge Evernote.
  • Hvis du gerne vil have apps, hvor du kan tegne ligesom på papir, har Computerworld nogle gode forslag
  • Hvis du laver to-do lister, er Wunderlist et godt værktøj

Skab systemer i dine noter og filer på Computeren

Det er vigtigt at dine filer ikke bare ligger på skrivebordet, men at du bruger tid på god mappestruktur, så du altid kan finde dine noter. Du kan både lave mapper på computeren eller online. Her får du bud på steder du kan opbevare dine filer online.

  • Dropbox og Google Drive er to gode platforme til at uploade dine filer. Du kan også dele mapper og filer igennem platformene.
  • Microsoft har også løsningen SharePoint du kan bruge.

Scan dine bilag med telefonen

Når du tager billeder af dine billag, fylder de mere end hvis du scanner dem med telefonen. Når du tager billeder, bliver kvaliteten også dårligere end når du scanner – det bliver grynet og er derfor svært at se hvad der står på kvitteringen. Her er nogle gode apps til at scanne dine noter og kvitteringer, fremfor at tage billeder af dem.

Skriv under elektronisk

Du behøver ikke printe for at underskrive dokumenter. Det er faktisk juridisk bindende at sende en accept per mail, jo mindre at loven eksempelvis foreskriver at underskrift sendes via NemID eller anbefalet brev. Der findes desuden også andre værktøjer du kan bruge, så du ikke behøver at printe et papir til underskrift.

  • Paint. På de fleste computere er Paint et standardprogram. Paint er meget simpelt, og hvis du har en smule fingersnilde, kan du lave en underskrift i paint, som du kan indsætte i dit ønskede dokument som billede.
  • I Adobe Acrobat Reader kan du underskrive direkte på PDF filer. Find en komplet guide til hvordan du gør – lige her.
  • Tag et billede af din underskrift. Hvis du er mest tryg ved at underskrive med din håndskrevne håndskrift, kan du tage et billede af din underskrift og gennem den på din computer. Så har du altid underskriften elektronisk ved hånden, til at indsætte i dokumenter.

Undgå at printe og scanne

Det kræver strøm at have printer og scanner tændt, det er dyrt at købe, og printeren behøver både papir og blæk. Der er derfor klart anbefalet at du og afdelingen udfaser printeren og scanneren, og i stedet tilrettelægger arbejdet uden printer. Det er nemt, men det kræver tilvending. Her er nogle gode råd.

  • Klarelæg jeres forretningsgange. Hvornår bruger i printeren og scanneren? Tal sammen om hvordan i kan finde nye måder at løse opgaven på elektronisk.
  • Elektroniske dokumenter er lige så gældende som tekst på papir. Vær derfor ikke bange for ikke at smide en original ud, så længe den er sikkert gemt på computeren.
  • Gem dokumenterne sikkert online. Søg for at du altid kan tilgå dokumenterne. En god mappestruktur og online versioner er altafgørende.

Brug hjemmesiden som visitkort

Alle afdelinger i DUI-LEG og VIRKE tilbydes en hjemmeside. Har i visitkort i afdelingen, er det en god ide i stedet at se jeres hjemmeside som visitkort. Søg for at kun de mest relevante oplysninger er på hjemmesiden, og brug i stedet jeres Facebook side til at vise afdelingens aktiviteter.

Har du brug for hjælp til hjemmesiden, kan du skrive til Tobias eller Joachim.

Del store filer med andre

  • Hvis du skal dele videoer og store billeder, kan du gratis bruge WeTransfer. Med WeTransfer ligger dine filer sikkert hos WeTransfer i en uge, hvor det er muligt for din modtager at downloade filerne. Herefter slettes de fra WeTransfers server.

 

Har du spørgsmål eller har du brug for sparring, er du meget velkommen til at skrive til Tobias på tobias@dui.dk.