TipsUngdomsNævnet har godkendt, at lokalforeninger uanset hvad der er beskrevet i deres vedtægter, får dispensation til at afholde afdelingsmøder online i 2021 indtil 30. juni.

Herunder får du derfor en udførlig guide til, hvordan afdelingen holder sit afdelingsmøde.

Før afdelingsmødet

• Adgang til Afdelingsmødet: Afdelingsmødet er afdelingens øverste myndighed. Eftersom en forening er demokratisk opbygget, skal man sikre at alle har mulighed for at deltage i afdelingsmødet. Det kan derfor være nødvendigt at sørge for ekstra elektroniske devices, til dem som eksempelvis ikke har en computer eller smartphone.
  • Her er et par eksempler på programmer man kan bruge:
    • Læs her en guide til at komme på programmet Microsoft Teams 
    • Læs her en guide til at komme på programmet Zoom
• Klare procedure for afdelingsmødet: Procedure og regler for afdelingsmøder og generalforsamlinger, kan i forvejen være komplicerede. Det er derfor vigtigt i bruger ekstra meget krudt på at beskrive gældende procedurer til jeres online afdelingsmøde omkring afstemning, frister, dagsorden og lignende. Længere nede i artiklen finder du forskellige forslag til afstemningssystemer.
• Brug jeres vedtægter: Grundlæggende er det eneste som bliver ændret fra jeres fysiske afdelingsmøder, at måden i kommunikerer sammen på bliver ændret. Sørg derfor at have vedtægterne ved hånden, og hold jer til dem igennem det online afdelingsmøde.

Under afdelingsmødet

• Prioriter en god introduktion til reglerne: Når i starter mødet så brug tid på at forklare hvordan man får og tager ordet og hvordan afstemning foregår. Det er vigtigt i holder på formerne, for at sikre en demokratisk afvikling af det online afdelingsmøde.
• Afstemningsprocedure: Alt efter hvilke typer afstemninger som i skal igennem på jeres online afdelingsmøde, er der forskellige systemer man kan bruge. Her følger et par forslag baseret på formål:
  • For-eller-imod afstemning: Ved for-eller-imod afstemninger, skal i skelne mellem “mundtlige” og “skriftlige” afstemninger. Måske jeres vedtægter beskriver afdelingens regler for afstemninger, ellers sørg for at en form for forretningsorden bliver vedtaget i starten af mødet.
    • “Mundtlige” afstemninger: Her kan i enten bede deltagerne om at “række hånden op” i det system i har valgt eller en for en høre om deltagerne stemmer for eller i mod. I forretningsordenen kan i også foreslå at for-og-imod afstemninger kan afgøres ved at ma spørger om nogle vil gøre indsigelse, og hvis der ikke er det, er forslaget vedtaget. Hvis der er indsigelser, så kan man gøre afstemningen “skriftlig”.
  • Personvalg og “skriftlige” afstemninger: Der findes forskellige måder, hvorpå man kan gøre en afstemning hemmelig. Herunder er der nogle eksempler.
    • SMS eller mail afstemning: Hvis i vil gøre valget så teknik ukompliceret som muligt, kan i bede deltagerne om at sende deres stemme på en SMS eller en mail. Det kan i gøre ved i starten af mødet, at udpege en stemmetæller, som kan modtage og tælle stemmerne.
    • Elektronisk afstemningsystem: Selvom der findes mange smarte afstemningsystemer, så lad være med at gøre jeres afstemning mere besværlig end nødvendigt. Herunder er et par eksempler på systemer.
      • “Microsoft Teams” modellen: Microsoft Teams har netop tilføjet en afstemningsfunktion, den kan i læse mere om her.
      • “Spørgeskema” modellen: I kan eksempelvis bruge Mentimeter, Doodle, Google Forms eller Microsoft Forms. På alle tre platforme bygger man et spørgeskema, hvor i kan skrive de opstillede navne på kandidater, eller ja-og-nej spørgsmål.
      • Kongres modellen: Hvis i skal lave et afdelingsmøde med mange afstemninger, kan det være en ide at bruge NemoVote eller AssemblyVoting. Vær opmærksom på at de store systemer kan koste penge, men at nogle af dem også tilbyder første event gratis – og 1 event er i første omgang alt i behøver.
• Debat på afdelingsmødet: I skal gøre op med jer selv, om i gerne vil have meget debat eller lidt debat på jeres afdelingsmøde. Det kan være svært at styre tiden, når debatten foregår online. Sæt derfor enten meget tid af, eller lav eksempelvis en debatdag inden afdelingsmødet, hvor deltagerne får mulighed for at diskutere forslagene til bunds.

Få hjælp af forbundskontoret til jeres online afdelingsmøde

Det er både muligt at få hjælp til planlægning og afvikling af jeres online afdelingsmøde. Tag fat i Tobias på tobias@dui.dk eller 61262596.

Denne guide om online afdelingsmøder er lavet med inspiration fra DUF – Dansk Ungdoms Fællesråd.